Duidelijkheid als wapen tegen weerstand bij verandering

Duidelijkheid als wapen tegen weerstand bij verandering

Weerstand tegen verandering, soms zelfs tegen kleine veranderingen; iedereen wordt er wel eens mee geconfronteerd. En de reden voor de weerstand kan soms banaal lijken (≠ zijn) en rationeel moeilijk te vatten. Maar weerstand is vooral emotie. Als je daartegenin gaat met rationele argumenten, dan kom je nergens. Integendeel, de kans is groot dat de weerstand nog toeneemt omdat de persoon zich onbegrepen voelt.

Het is dus belangrijk te weten welke motieven aan de oorzaak liggen van weerstand. Pas dan kan je gericht werken op het vermijden en verminderen ervan.

Hindernissen

Opdat een verandertraject wil slagen, moeten er 3 barrières overwonnen worden. 
De eerste is ‘DUIDELIJKHEID’. Hier start alles mee. Daarnaast moet je de verandering ‘KUNNEN’ doorvoeren. En de laatste hindernis is ervoor zorgen dat jouw medewerkers de verandering ‘WILLEN’. In deze blog hebben we het over het belang van ‘duidelijkheid’.

 

Why en Why now?

Elk veranderingstraject begint met het ‘waarom’. Waarom is de verandering nodig? En waarom is ze nu nodig? Wat zijn de risico’s als we het nu niet doen? Met andere woorden, het gaat over TINA! There Is No Alternative.

Als verantwoordelijke om de verandering door te voeren moet je dit eerst voor jezelf en je veranderteam helemaal helder hebben. Hierbij kan het helpen om terug te grijpen naar de missie, visie en strategie van de organisatie. Deze zijn een goede vertrekbasis, maar het mag daar niet stoppen. Het helpt namelijk als je dit bekijkt vanuit de verschillende perspectieven van de stakeholders. Dus vertrek niet alleen vanuit het financiële kader, maar vertaal dit ook naar klantenperspectief, leveranciers, medewerkers, productie, ESG, …

Je moet dit dan helder en duidelijk verwoorden zodat je doelpubliek dit begrijpt. Je moet jouw verandercase en -verhaal concreet maken. Dit betekent – zeker bij grotere projecten – dat het soms noodzakelijk is het project op te splitsen in kleinere trajecten. Dat maakt het SMART-er, makkelijker begrijpbaar en is dus eenvoudiger te communiceren.

“If you want to implement a whale, you’ll certainly fail.”

 

Geloofwaardigheid

Het 2e aspect dat we rond duidelijkheid willen benadrukken is 'geloofwaardigheid'. Je kan je boodschap over de why (now) met de juiste argumenten (= ratio) brengen, de mensen moeten je nog geloven (= emotie). Schreven we al dat ratio niet werkt bij weerstand.frown
Hoe communiceer je dan wel?

De belangrijkste regel is het verhaal persoonlijk te maken en te brengen in de taal van de toehoorder. Om mensen in beweging te krijgen is het cruciaal om ze persoonlijk te raken. Als CEO kan je jouw boodschap naar het topmanagement misschien ondersteunen met een PowerPoint vol afkortingen. Maar je meer uitvoerende mensen op de vloer hebben daar geen boodschap aan. Als je een boodschap moet brengen naar fabrieksarbeiders, dan is de ploegbaas daar misschien wel de aangewezen persoon voor. Hij kan het verhaal doorspekken met voorbeelden en anekdotes die uit de realiteit van zijn toehoorders komen. En hij kan het brengen in de taal van zijn ‘publiek’. En we bedoelen ‘taal’ hier zeer ruim.


Het is ook niet altijd een goednieuwsshow. Ga de negatieve aspecten van het verandertraject dus niet uit de weg. Geef duidelijk mee wat de impact (positief en negatief) van de verandering zal zijn op het dagelijkse werk van de toehoorders. Wat zijn de risico’s en wat kan er mis lopen? Maak daarna de verbinding met het grotere plaatje. Waar willen we naartoe? Wat zijn de kansen en opportuniteiten? Het klinkt misschien vreemd om proactief zoveel aandacht te geven aan de negatieve aspecten. Maar zoals we al aangaven, weerstand is emotie. De schrik om iets te verliezen in groter dan de vreugde om iets te kunnen winnen. Je kan pas bouwen aan iets nieuws als je de angsten expliciet benoemt. Je geeft aan dat je hun schrik erkent. Terzelfder tijd maak je ook duidelijk dat alles goed doordacht is en dat je begrijpt dat de gevraagde verandering voor hen niet makkelijk is. 

Eerlijk zijn komt de geloofwaardigheid ook ten goede. Medewerkers gaan vragen stellen. Geef ze die ruimte. Als je iets niet weet, geef dit toe. Leg uit waarom bepaalde zaken nog niet duidelijk zijn en deel mee wanneer je verwacht dat dit wel het geval zal zijn. Volg dit dan uiteraard op.

Gedurende het ganse verandertraject moet je blijven communiceren over de why en de why now. De kans is reëel dat je tijdens het traject je boodschap moet actualiseren wegens onverwachte hindernissen of opportuniteiten. Waak er dan over dat jouw basisboodschap coherent en duidelijk blijft.

Communicatie tijdens verandertrajecten is dus cruciaal. We komen er in één van onze volgende blogs op terug.

 

Prioriteit

Tot slot moeten de medewerkers het gevoel hebben dat veranderinitiatieven ernstig genomen worden en de nodige 'prioriteit' krijgen.

Het opzetten van een governance structuur voor het managen van de verandering heeft een belangrijke symbolische waarde. Ze vormt het concrete gezicht en de belichaming van het verandertraject. Wie maakt er deel van uit en wat zijn de bevoegdheden van het kernveranderteam? Daarnaast moet je de nodige middelen vrijgemaakt worden. Met middelen bedoelen we mensen, budget en ondersteuning (bvb ICT). Ook hierover communiceer je helder en duidelijk.

Tijdens het verandertraject meten we de vooruitgang op 2 assen. De eerste as is de voortgang van het verandertraject zelf. Zitten we op schema zoals vooropgesteld. Indien niet, hoe komt dit en wat is nodig om dit bij te sturen? Als managers teveel aandacht geven aan de daily business en het veranderingsproces verwaarlozen, dan is dit nefast voor de slaagkansen. De tweede as is de impact op de business. Halen we de vooropgestelde businessdoelstellingen die we in dit stadium van het traject hadden vooropgesteld? Ook hier moet je durven ingrijpen indien nodig.

Lopen er verschillende verandertrajecten simultaan, dan is het prioriteren van de verschillende projecten een belangrijk aandachtspunt.

 

Conclusie

Als je er in slaagt jouw verandercase (= what, why en why now) als een helder verhaal te brengen op een eerlijke, authentieke en persoonlijk aansprekende manier (= geloofwaardigheid), waarbij je de prioriteit ervan duidelijk zichtbaar maakt, dan is de eerste barrière van weerstand - een gebrek aan duidelijkheid - overwonnen.

 

Plan je binnenkort een fusie of overname en wil je het integratietraject tot een goed einde brengen, maar weet je niet goed hoe er aan te beginnen, neem dan zeker contact met ons op.

 

Peter Dick

Change Consultant
M&A Integration Expert
Zaakvoerder DynamICK
Co-founder 'Fusies en Overnames'

Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.
Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

Volg jij ons al op LinkedIn?

 

Joomla Social by OrdaSoft!

Related Articles

Fusies en Overnames | Maak van je integratietraject een succes!

“Fusies en Overnames” begeleidt als professionele partner organisaties in het uitwerken en implementeren van een integratieplan bij overnames en fusies. Samen met onze klanten werken we aan een ééngemaakte, toekomstgerichte en dynamische onderneming met een geïntegreerde mens- én resultaatgerichte bedrijfscultuur en betrokken medewerkers. We verzoenen ‘the best of both worlds’ met de ambitieuze strategie voor de toekomst.